電子定款の作り方

合同会社設立登記に提出する電子定款のつくりかた

電子定款の作り方合同会社の設立登記では、合同会社設立登記申請書の添付書類として定款の提出が必要となります。現在、定款の提出方法には、適当な紙に印刷したものを提出する方法のほかに、パソコンなどで作成した後にCD-Rなどの記録メディアに保存して提出する方法があります。後者の方法で作成された定款は「電子定款」と呼ばれますが、この電子定款はどのようにすれば作成することができるのでしょうか。

電子定款の作成するにあたってまず決めなければならないのは、定款に掲載する内容、つまり設立する合同会社の基本的なルールです。定めるべき内容は立ち上げる合同会社の性質によって異なりますが、少なくとも絶対的記載事項となっている事項については、必ず定めて記載しなければなりません。合同会社の定款における絶対的記載事項は、商号、事業目的、本店所在地、社員の氏名・名称および住所、社員の出資目的と出資する金額、社員全員が有限責任社員である旨の条項の6項目で、1つでも載っていなければ定款全体が無効となります。また、事業年度や公告方法、社員の退社など、必ずしも定款に盛り込まなくてもよい規定についても、会社を円滑に運営するために特に重要と考えているのであれば、定款に盛り込むと良いでしょう。
定款で定める内容がすべて決まったら、電子定款の作成作業に入ります。まず最初に、パソコンの文書作成ソフトに定款の内容を打ち込んでデータをPDFファイルにして保存します。その後、このPDFファイルに電子署名を付けて、フロッピーディスクやCD-Rなどに記録すれば作成は終了となります。あとは、記録メディアを設立登記申請の際に提出するだけです。電子署名をつける際は電子証明書が必要となっているので、作成作業に入る前に手に入れておきましょう。
なお、合同会社設立時は、株式会社の場合のように定款の認証手続きが不要となっているため、第三者からのチェックを受けることがないまま設立登記申請の際に提出することができてしまいます。第三者による事前のチェックを行わない場合、法務局に登記申請をしたときに不備を指摘されて修正を求められる可能性があるので、電子署名を付す前に法務局の担当者や行政書士に相談して、定款のチェックを受けると良いです。

合同会社の定款を電子定款の形にすると、紙の定款では必要となっている収入印紙の貼り付けが不要となるため、印紙税を出費する必要がなくなります。しかし、パソコンで定款を作成するための環境をすべて整えるには、この印紙税の税額を超える費用が必要となります。もし、手間も費用もかけたくないと考えているのであれば、定款作成後の文書のチェックと署名の付加の作業だけを行政書士に依頼する方法がおすすめです。

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